טריק לתכנון נכון של בר מצווה בכותל או איך לא לפשל

מכירים את התחושה המעצבנת הזאת שאתם מארגנים אירוע ודברים מתחילים להתפקשש? לא סתם אומרים שהאדם מתכנן תכניות ואלוהים מצחקק צחוקיות

אין דבר יותר מבאס מלהיות רגע לפני האירוע ולקבל שיחת טלפון שבה אתם מגלים שהאורחים שלכם הגיעו למקום הלא נכון או שאחד מאנשי השירות אתם קבעתם דופק לכם ברז

מה שאפשר לעשות כדי למנוע את הסיטואציה הלא נעימה הזאת הוא פשוט לתכנן הכל מראש עד הפרט הקטן, הפרטים הקטנים הם המשמעותיים ביותר בהרכבת האירוע שלכם

אז מה היא הדרך הנכונה לארגן אירוע חכם? ניקח למשל בר מצווה בכותל, מדובר במקום בו אתם לא החוגגים היחידים והסבירות לבעיות ותקלות גדולה מאוד בעקבות ריבוי עליות תורה במקום, ובדרך כלל אורחים שמגיעים מקצוות שונים של הארץ

הבאנו לכם במספר צעדים פשוטים את הדרך להימנע מתקלות אלו

איתרתם את הספקים שלכם מהצלם ועד לאחראי על תהלוכת התופים, ישר לאחר מכן הכינו לעצמכם רשימת תפוצה שמרכיבה את כל האנשים החשובים שבלעדיהם האירוע לא יקרה, וככה תוכלו לעדכן אותם בעדכונים חשובים ולוודא שהם זוכרים אתכם. אפשרות נוספת היא לייצר קבוצת ווצאפ עם הספקים במיוחד בשביל האירוע בשביל למנוע סבב טלפונים מייגע לספקים שלכם יום לפני האירוע תתזכרו אותם על האירוע באמצעות רשימת התפוצה שפתחתם ואו קבוצת הווצאפ, באמצעות התזכורת גם אם קיים סיכוי שהם שכחו או לא שמו לב שהאירוע שלכם קורה למחרת, הם יוכלו לקבל תזכורת שהיא חשובה מאוד, וגם אם הם מספיק אחראים אתם עשיתם את שלכם- וכעת אפשר לנוח לקראת האירוע

תעדכנו את הספקים שלכם ביום האירוע עצמו על לוח הזמנים שלכם, ספקים שיודעים איפה אתם בכל רגע נתון ומה אתם עושים יודעים לפעול בהתאם. ככה תזמורת התופים יודעת שהגעתם למקום ועליה להתחיל, הצלמים כבר מוכנים לצלם, הקייטרינג יודע שעליו להתחיל להביא את האוכל והכל מוכן. ברגע שלוח הזמנים ידוע לכולם, כל היום הופך לקליל ונעים ואתם לא צריכים לדאוג להצלחתו

זכרו! לא תמיד הכל ילך כפי שאתם מדמיינים או רוצים, לפעמים הדברים מתפקששים בעקבות אורח שאיחר, גשם שהתחיל ובעיקר דברים שלא תלויים בכם. גם אם הקייטרינג לא הגיע בזמן, האוכל בסופו של דבר יגיע והאורחים שלכם לא יהיו מורעבים, גם אם התהלוכה התחילה באיחור לא קרה שום דבר העיקר שהגיעה. המטרה הסופית היא ליהנות מן האירוע, ולחגוג את עלייתו לתורה של חתן בר המצווה. אתם לא יכולים להיות המפיקים הבלעדיים של האירוע ולא להילחץ בדרך- זה טבעי וברור. כל מה שנדרש מכם הוא זרימה עם אירועי האירוע, כל עוד לא תהפכו את התקלה למשבר רציני, כולם ישכחו שהיא קרתה, והאירוע ימשיך. חשוב להשתחרר ולזכור למה התכנסתם

אם תדעו לארגן את הכל מראש רוב הדברים יהיו ידועים מראש, הסוד למערכת יחסים טובה, בין אם מדובר בזוג אנשים או בחברים טובים ואפילו בין עסק ללקוח הוא: תקשורת

אם תתקשרו כראוי עם הספקים שלכם, ותיידעו את האורחים שלכם מהם הזמנים המצופים מהם, האירוע יתנהל כשורה. שיהיה במזל טוב